Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: Juni 2026 · Version 3.1

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen („AGB") gelten für sämtliche Verträge über die Nutzung der unter der Marke VetTime angebotenen SaaS-Software des Anbieters.

§ 1 Begriffsbestimmungen

Für die Zwecke dieser AGB und ihrer Anlagen gelten folgende Begriffe:

§ 2 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese AGB regeln das Vertragsverhältnis zwischen dem Anbieter und dem Kunden über die Nutzung der Software unter der Marke „VetTime".

(2) Diese AGB gelten ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB. Eine Nutzung durch Verbraucher ist ausgeschlossen.

(3) Bestandteile des Vertrags sind diese AGB einschließlich Anlage 1 (Preisblatt) und Anlage 2 (AVV mit allen Unteranlagen). Abweichende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 3 Vertragsgegenstand

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die webbasierte SaaS-Software zur digitalen Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung sowie zur (teil-)automatisierten KI-gestützten Schicht- und Dienstplanung zur Verfügung.

(2) Der Kunde erhält ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht für die Dauer dieses Vertrags. Die Nutzung erfolgt ausschließlich über einen Internetbrowser.

(3) Konkreter Funktionsumfang und Nutzergrenzen ergeben sich aus dem gewählten Tarif gemäß Preisblatt.

§ 4 Vertragsschluss und Testphase

(1) Der Vertrag kommt zustande durch Auswahl eines Tarifs im Online-Buchungsformular des Anbieters und ausdrückliche Zustimmung zu diesen AGB einschließlich Preisblatt und AVV durch Aktivierung der entsprechenden Bestätigungs-Checkboxen sowie anschließenden Abschluss der Bestellung. Die Anlagen werden im Buchungsprozess bereitgestellt und auf Anfrage per E-Mail zugesandt.

(2) Der Kunde bestätigt im Buchungsformular ausdrücklich, dass er Unternehmer im Sinne des § 14 BGB ist.

(3) Der Kunde kann die Software 10 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Nach Ablauf der Testphase wird der Vertrag nur fortgesetzt, wenn der Kunde aktiv einen kostenpflichtigen Tarif auswählt bzw. bestätigt und gültige Zahlungsdaten hinterlegt. Ohne aktive Bestätigung endet der Zugang automatisch und kostenfrei.

(4) Eine produktive Nutzung der Software setzt voraus, dass der AVV wirksam abgeschlossen wurde. Mit Bestätigung dieser AGB im Buchungsformular schließt der Kunde gleichzeitig den AVV elektronisch ab; die elektronische Form ist gemäß Art. 28 Abs. 9 DSGVO ausreichend.

§ 5 Tarife und Leistungsumfang

(1) Der Kunde wählt einen der im Preisblatt aufgeführten Tarife. Der gewählte Tarif wird Bestandteil des Vertrags.

(2) Ein Wechsel zwischen Tarifen ist jederzeit zum Beginn des nächsten Abrechnungszeitraums über das Kundenkonto möglich. Bei Upgrades wird der Differenzbetrag für den verbleibenden Abrechnungszeitraum anteilig berechnet.

(3) Für den Tarif „Klinik" gilt das jeweils individuell vereinbarte Angebot des Anbieters; diese AGB gelten ergänzend.

§ 6 Nutzungsbeschränkungen

Der Kunde verpflichtet sich, Folgendes zu unterlassen:

§ 7 Preise und Zahlungsbedingungen

(1) Es gelten die im Preisblatt angegebenen Pauschalpreise. Die angegebenen Preise sind Endpreise. Umsatzsteuer wird derzeit gemäß § 19 UStG nicht erhoben (Kleinunternehmerregelung).

(2) Sollte die Kleinunternehmerregelung im Lauf des Vertrags entfallen oder ihr Schwellenwert überschritten werden, ist der Anbieter berechtigt, die gesetzliche Umsatzsteuer zusätzlich auf die ausgewiesenen Nettopreise zu berechnen und in der Rechnung gesondert auszuweisen. Der Anbieter wird den Kunden hierüber mindestens 4 Wochen im Voraus in Textform informieren.

(3) Die Abrechnung erfolgt nach Wahl des Kunden monatlich oder jährlich im Voraus. Im Jahresabonnement wird der im Preisblatt ausgewiesene Rabatt von 10 % auf den Listenpreis gewährt. Der Abrechnungszeitraum (monatlich/jährlich) wird im Buchungsformular festgelegt; ein Wechsel ist zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums möglich.

(4) Die Zahlung erfolgt durch Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Mit Vertragsschluss erteilt der Kunde Stripe und mittelbar dem Anbieter die Ermächtigung, die jeweilige Vergütung zu Beginn des Abrechnungszeitraums von der hinterlegten Zahlungsmethode einzuziehen.

(5) Die Rechnung wird dem Kunden in elektronischer Form über das Kundenkonto sowie per E-Mail zur Verfügung gestellt. Der Kunde stimmt der elektronischen Rechnungsstellung ausdrücklich zu.

(6) Bei Zahlungsverzug von mehr als 14 Tagen nach Mahnung sowie bei Verdacht auf missbräuchliche Nutzung oder Sicherheitsverstößen ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zur Software bis zum vollständigen Zahlungsausgleich bzw. zur Klärung des Sachverhalts zu sperren. Die Vergütungspflicht des Kunden bleibt während der Sperrung bestehen. Mahngebühren und Verzugszinsen werden nach den gesetzlichen Vorschriften berechnet.

§ 8 Preisanpassung

(1) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise einmal jährlich an die Entwicklung des Verbraucherpreisindex (VPI) des Statistischen Bundesamtes für Deutschland anzupassen, jedoch um maximal 5 % pro Anpassung. Anpassungen werden dem Kunden mindestens 4 Wochen vor Wirksamwerden in Textform mitgeteilt.

(2) Über die VPI-Anpassung hinausgehende Preiserhöhungen bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden. Der Anbieter teilt dem Kunden solche Preiserhöhungen mit einer Frist von mindestens 8 Wochen vor dem geplanten Inkrafttreten in Textform mit. Stimmt der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen ab Zugang der Mitteilung in Textform zu, ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens ordentlich zu kündigen.

(3) Auf das Erfordernis der Zustimmung sowie die Folgen ausbleibender Zustimmung wird in der Mitteilung ausdrücklich hingewiesen.

§ 9 Verfügbarkeit

(1) Der Anbieter strebt eine durchschnittliche jährliche Verfügbarkeit der Software von 99 % an, gerechnet auf das Kalenderjahr und ausgenommen angekündigte Wartungsfenster, Fälle höherer Gewalt sowie Störungen, die nicht im Verantwortungsbereich des Anbieters liegen. Der Wert ist eine Zielgröße und stellt keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar.

(2) Wartungen werden, soweit möglich, mindestens 24 Stunden vorher angekündigt und nach Möglichkeit außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Software funktional weiterzuentwickeln, anzupassen oder einzelne Module zu entfernen, sofern der wesentliche Vertragszweck erhalten bleibt.

§ 10 KI-gestützte Funktionen und Output

(1) Die Software enthält KI-gestützte Funktionen, insbesondere zur (teil-)automatisierten Schicht- und Dienstplanung. Diese Funktionen werden unter Einsatz eines Subdienstleisters für KI-Verarbeitung erbracht (siehe AVV).

(2) Vom Anbieter bereitgestellter Output ist automatisiert generierter, unverbindlicher Hinweis. Der Output stellt keine rechts-, arbeits-, steuer- oder fachlich beratende Aussage dar und ersetzt keine eigenverantwortliche Prüfung durch den Kunden.

(3) Die Verantwortung für die finale Erstellung von Dienstplänen, die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, des Mutterschutzgesetzes, des Jugendarbeitsschutzgesetzes, des Tarifrechts sowie sonstiger arbeitsrechtlicher und tarifvertraglicher Vorschriften liegt ausschließlich beim Kunden als Arbeitgeber.

(4) Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit, Vollständigkeit oder rechtliche Konformität einzelner Output-Vorschläge.

§ 11 Support

Der Anbieter bietet E-Mail-Support an Werktagen (Montag bis Freitag, 8:00 bis 17:00 Uhr MEZ/MESZ, ausgenommen bundesweite und Berliner Feiertage). Die Reaktionszeit beträgt in der Regel maximal 24 Stunden ab Eingang der Anfrage innerhalb der Support-Zeiten. Für den Tarif „Klinik" können abweichende Support-Konditionen vereinbart werden.

§ 12 Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich,

§ 13 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Anbieter im Auftrag des Kunden erfolgt auf Grundlage des AVV.

(2) Mit Bestätigung dieser AGB im Online-Buchungsformular schließt der Kunde gleichzeitig den AVV gemäß Art. 28 DSGVO mit dem Anbieter ab. Die elektronische Form ist gemäß Art. 28 Abs. 9 DSGVO ausreichend.

(3) Eine produktive Nutzung der Software ist erst nach wirksamem Abschluss des AVV zulässig.

§ 14 Aggregierte und anonymisierte Nutzungsdaten

(1) Der Anbieter ist berechtigt, anonymisierte und aggregierte Nutzungsdaten ohne Personen- oder Kundenbezug zur Verbesserung der Software, zum Training und zur Qualitätssicherung KI-gestützter Funktionen sowie für branchenbezogene Statistiken, Benchmarks und Veröffentlichungen zu nutzen.

(2) Aus den Daten muss vor der Nutzung jeglicher Personen- oder Einrichtungsbezug entfernt sein; eine Re-Identifizierung darf nach dem Stand der Technik nicht mehr mit verhältnismäßigem Aufwand möglich sein.

(3) Die Bestimmungen des AVV sowie die Rechte der betroffenen Personen nach DSGVO bleiben unberührt.

§ 15 Hosting und Subdienstleister

(1) Die Software wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, gehostet. Die Datenbank wird durch Neon, Inc. (USA) bereitgestellt, wobei die Verarbeitung der Kundendaten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union (Deutschland) erfolgt. Für die KI-basierte Schicht- und Dienstplanungsfunktion werden Daten an Anthropic, PBC (USA) übermittelt; Einzelheiten ergeben sich aus dem AVV.

(2) Der Anbieter hat mit allen Subdienstleistern Verträge zur Auftragsverarbeitung sowie, soweit für die jeweilige Datenübermittlung erforderlich, die EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO (insbesondere Modul 2 – Verantwortlicher zu Auftragsverarbeiter) abgeschlossen. Die Datenübertragung erfolgt durchgängig verschlüsselt.

(3) Ein Zugriff auf personenbezogene Daten aus Drittländern auf den Kernsystemen ist vertraglich und technisch ausgeschlossen.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, Subdienstleister zu wechseln oder neue einzusetzen, sofern ein gleichwertiges Datenschutzniveau gemäß DSGVO gewährleistet bleibt. Der Anbieter wird den Kunden mindestens 4 Wochen vor Wirksamwerden einer solchen Änderung in Textform informieren. Der Kunde kann der Änderung innerhalb von 2 Wochen ab Zugang der Mitteilung aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund in Textform widersprechen; in diesem Fall steht dem Anbieter ein Recht zur außerordentlichen Kündigung des Vertrags zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung zu.

§ 16 Vertragslaufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit; der gewählte Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich) bestimmt die Mindestlaufzeit der jeweiligen Abrechnungsperiode.

(2) Beide Parteien können den Vertrag mit einer Frist von einem Monat zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums in Textform (per E-Mail an info@vettime.de oder über die Kündigungsfunktion im Kundenkonto) kündigen.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(4) Nach Vertragsende werden die Kundendaten zunächst für einen Zeitraum von 4 Wochen in einem gesperrten Zustand vorgehalten, um eine versehentliche Kündigung rückgängig machen oder einen Datenexport veranlassen zu können. Im Anschluss erfolgt die endgültige Löschung innerhalb von weiteren 30 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Einzelheiten regelt der AVV.

§ 17 Referenznennung

(1) Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden mit Firmenname, Logo und Branche als Referenzkunden auf seiner Website, in Verkaufsunterlagen und in der Außenkommunikation zu nennen, sofern der Kunde dem nicht in Textform widerspricht.

(2) Der Kunde kann der Referenznennung jederzeit ohne Begründung in Textform widersprechen. Der Widerspruch wirkt für die Zukunft; bereits gedruckte oder veröffentlichte Materialien müssen nicht zurückgerufen werden, der Anbieter wird die Nennung jedoch zeitnah aus seinen digitalen Kanälen entfernen.

§ 18 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt

(2) Für grob fahrlässige Pflichtverletzungen sonstiger Erfüllungsgehilfen haftet der Anbieter nur, soweit eine wesentliche Vertragspflicht verletzt wurde. Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter ebenfalls nur auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Kardinalpflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung für die Erreichung des Vertragszwecks zwingend erforderlich ist. In beiden Fällen ist die Haftung insgesamt auf höchstens 10.000 € für sämtliche Ansprüche aus und im Zusammenhang mit diesem Vertrag begrenzt, unabhängig von der Anzahl der Schadensfälle und der Vertragsdauer.

(3) Eine Haftung für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Betriebs- oder Produktionsausfall, Betriebsunterbrechung, ausgebliebene Einsparungen, Vertragsstrafen Dritter, Reputationsverlust, Kosten der Rechtsverfolgung oder Wiederherstellungskosten ist ausgeschlossen, sofern kein Fall der unbeschränkten Haftung nach Absatz 1 vorliegt.

(4) Der Anbieter haftet nicht für Schäden, die durch fehlende oder unzureichende Datensicherung des Kunden vermeidbar gewesen wären, und ist nicht verpflichtet, Sicherungskopien vorzuhalten, sofern nicht ausdrücklich in Textform abweichend vereinbart.

(5) Eine Haftung für Schäden, die auf der Nutzung KI-gestützter Vorschläge (Output) ohne hinreichende eigene Prüfung durch den Kunden beruhen, ist nach Maßgabe von § 10 ausgeschlossen.

(6) Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten für sämtliche Ansprüche, gleich aus welchem Rechtsgrund, einschließlich vorvertraglicher und deliktischer Ansprüche.

(7) Ansprüche wegen leichter Fahrlässigkeit verjähren innerhalb von zwölf (12) Monaten ab Anspruchsentstehung und Kenntnis oder grob fahrlässiger Unkenntnis des Kunden.

§ 19 Vertragsänderungen

(1) Der Anbieter kann diese AGB und ihre Anlagen bei Vorliegen eines triftigen Grundes (z.B. Änderungen der Gesetzeslage, höchstrichterlicher Rechtsprechung, technische Weiterentwicklung, Sicherheitsanforderungen) mit Wirkung für die Zukunft anpassen.

(2) Der Anbieter teilt Änderungen dem Kunden mindestens 6 Wochen vor Inkrafttreten in Textform unter Hinweis auf die Folgen ausbleibenden Widerspruchs sowie das Sonderkündigungsrecht mit.

(3) Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 4 Wochen ab Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die Änderungen als angenommen. Bei Widerspruch ist jede Partei berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderungen außerordentlich zu kündigen.

(4) Änderungen, welche die wesentlichen Hauptleistungspflichten betreffen (insbesondere Vertragsgegenstand und Vergütungshöhe über § 8 hinaus), sind von dieser Regelung ausgenommen und bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden.

§ 20 Rechtsnachfolge und Vertragsübernahme

(1) Der Anbieter ist berechtigt, seine Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag ganz oder teilweise im Wege der Vertragsübernahme auf einen Rechtsnachfolger zu übertragen. Dies gilt insbesondere im Rahmen einer Umwandlung des Anbieters (z.B. durch Einbringung des Geschäftsbetriebs der GbR in eine UG (haftungsbeschränkt), GmbH oder andere Kapitalgesellschaft), eines Gesellschafterwechsels oder einer Veräußerung des Geschäftsbetriebs.

(2) Der Anbieter wird den Kunden über eine geplante Vertragsübernahme mindestens 4 Wochen vor Wirksamwerden in Textform informieren.

(3) Der Kunde kann der Vertragsübernahme innerhalb von 2 Wochen ab Zugang der Mitteilung aus wichtigem Grund in Textform widersprechen. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Rechtsnachfolger das vertraglich vereinbarte Datenschutzniveau nicht gewährleistet oder nicht über die zur Erfüllung des Vertrags erforderliche Leistungsfähigkeit verfügt.

(4) Im Falle eines wirksamen Widerspruchs ist jede Partei berechtigt, den Vertrag zum Wirksamwerden der Vertragsübernahme außerordentlich zu kündigen.

(5) Die datenschutzrechtlichen Pflichten gemäß AVV gehen mit der Vertragsübernahme auf den Rechtsnachfolger über; ein hierfür erforderlicher neuer AVV wird zwischen dem Kunden und dem Rechtsnachfolger nach Maßgabe von § 19 in elektronischer Form abgeschlossen.

§ 21 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Berlin, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrags unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit des Vertrags im Übrigen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Abänderung dieses Textformerfordernisses.