Datenschutzerklärung für Website und Produkt „VetTime"

Teil A: Datenschutzhinweise für die Website

1. Allgemeine Hinweise

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website. Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften.

2. Zugriffsdaten (Server-Logfiles)

Beim Besuch unserer Website werden automatisch technische Daten übermittelt:

• Browser(typ)-version
• Betriebssystem
• Referrer-URL
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse (gekürzt/anonymisiert)

Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung und Sicherheit der Website. Es erfolgt keine personenbezogene Auswertung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

3. Kontaktaufnahme über das Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir:

• Ihren Namen
• Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Nachricht

Zweck: Bearbeitung Ihrer Anfrage und ggf. Anbahnung eines Vertrags. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen).

4. Cookies & Tracking

Wir verwenden keine Cookies, keine Webanalyse-Tools (wie Google Analytics) und keine extern eingebundenen Inhalte (z. B. YouTube, Google Fonts). Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

5. Hosting

Unsere Website wird über Framer gehostet. Dabei können technische Zugriffe durch Framer verarbeitet werden. Es findet keine personenbezogene Nutzerverfolgung durch Framer statt.

Teil B: Datenschutzhinweise zur Nutzung der VetTime-Software (SaaS)

1. Geltungsbereich

Diese Hinweise gelten für Nutzer:innen der Software VetTime, einer webbasierten Lösung zur Zeiterfassung, Abwesenheitsverwaltung und Schichtplanung für Tierarztpraxen.

2. Verantwortlichkeit & Auftragsverarbeitung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist jeweils die nutzende Tierarztpraxis (Kunde). Die VetTime GbR agiert als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) wird mit jedem Kunden geschlossen.

3. Verarbeitete Datenarten

Folgende personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Software verarbeitet:

• Stammdaten: Name, E-Mail, Geburtsdatum, berufliche Rolle
• Vertragsdaten: Arbeitszeiten, Gehalt, Urlaubsanspruch
• Zeiterfassung: Kommen/Gehen-Zeiten, Pausen, Sondereinschichten
• Abwesenheiten: Krankheit, Urlaub, Fortbildung
• Standortdaten: GPS beim Ein-/Ausstempeln (optional)
• Dienstplandaten: Schichtzuweisungen, Raumbelegungen
• Anmeldedaten: Benutzername, Passwort (verschlüsselt)

4. Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung der SaaS-Software
• Verwaltung und Nachvollziehbarkeit von Arbeits- und Abwesenheitszeiten
• Einhaltung gesetzlicher Pflichten (z. B. Arbeitszeitgesetz)
• Unterstützung der Personalorganisation

5. Hosting & Datenübermittlung in Drittländer

Die Datenverarbeitung erfolgt über die Infrastruktur unseres Subdienstleisters:

Replit, Inc., 677 Harrison Street, San Francisco, CA 94107, USA

Die Datenübermittlung erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 DSGVO. Ein Restrisiko im Hinblick auf den Zugriff durch US-Behörden kann jedoch nicht ausgeschlossen werden.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)

VetTime schützt die Daten u. a. durch:

• Zugriffsbeschränkungen für Mitarbeitende
• Passwortschutz und verschlüsselte Speicherung
• Regelmäßige Datensicherungen
• Mietverfahren bei Datenschutzvorfällen
• Interne Datenschutzrichtlinien

Hinweis: Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist derzeit noch nicht im Einsatz.

7. Speicherdauer & Datenlöschung

Daten werden für die Dauer des SaaS-Nutzungsverhältnisses gespeichert und nach Vertragsbeendigung innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

8. Rechte betroffener Personen

Ihre Rechte richten sich gegenüber dem Verantwortlichen (i. d. R. Ihre Praxis). VetTime unterstützt die Kunden bei der Erfüllung folgender Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Kontakt für Datenschutzanfragen

Gustav Onken & Marcus Bittrich & Konrad Hoffmann GbR

Wönnichstraße 3
10317 Berlin
E-Mail: info@vettime.de

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Erklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt des Besuchs bzw. der Nutzung aktuelle Version.