Wie vergüte ich Überstunden am besten?

Was Überstunden überhaupt sind – und wer sie beweisen muss

Überstunden sind Arbeit über die individuell vereinbarte Arbeitszeit hinaus – nicht erst über die gesetzlich zulässige. Das ist gerade für Teilzeitkräfte entscheidend: Eine TFA mit 25-Stunden-Vertrag leistet bereits ab der 26. Stunde Überstunden, nicht erst ab 40. Anordnen kann die Praxisleitung Überstunden nicht einfach per Weisung; es braucht eine vertragliche oder tarifliche Grundlage oder die Zustimmung – Ausnahme sind echte Notfälle.

Ein Punkt sorgt regelmäßig für Streit: die Beweislast. Nach dem viel zitierten „Stechuhr-Urteil" des Bundesarbeitsgerichts von 2022 muss die Mitarbeiterin, die Bezahlung verlangt, darlegen und beweisen, wann sie gearbeitet hat und dass die Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet wurden. Wichtig ist die Klarstellung dazu: Die aus EuGH- und BAG-Rechtsprechung folgende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung dient dem Arbeitsschutz und ändert diese Beweislast nicht. Sie ist aber trotzdem Pflicht – und ein sauber geführtes Zeiterfassungssystem schützt in der Praxis beide Seiten und beendet die meisten Diskussionen, bevor sie entstehen.

Der TFA-Tarifvertrag: klare Regeln, wenn man tarifgebunden ist

Besteht Tarifbindung oder verweist der Arbeitsvertrag auf den Tarif, gelten die Verträge von bpt und vmf. Sie definieren die regelmäßige Arbeitszeit mit durchschnittlich 40 Stunden pro Woche und regeln Überstunden bemerkenswert praxisnah: Mehrarbeit wird zunächst zuschlagsfrei behandelt, wenn sie innerhalb von längstens 18 Wochen durch Freizeit ausgeglichen wird. Erst wenn das nicht geschieht, werden Zuschläge fällig. Für Teilzeitkräfte ist seit Juni 2025 ausdrücklich klargestellt, dass der Zuschlag schon beim Überschreiten der individuell vereinbarten Wochenarbeitszeit anfällt.

Die tariflichen Zuschläge liegen in der Größenordnung von 25 Prozent für Überstunden und deutlich höher für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit, bis hin zu 100 Prozent an den hohen Feiertagen. Beim Zusammentreffen mehrerer Zuschläge gilt nur der höchste. Zu beachten ist außerdem eine Ausschlussfrist: Ansprüche verfallen, wenn sie nicht innerhalb von sechs Monaten schriftlich geltend gemacht werden – das gilt für beide Seiten. Da die Tarifwerte regelmäßig neu verhandelt werden, sollten die exakten aktuellen Prozentsätze immer an der geltenden Fassung überprüft werden.

Die drei Grundmodelle: Freizeit, Auszahlung, Konto

In der Praxis stehen drei Wege zur Wahl, die sich gut kombinieren lassen.

Der Freizeitausgleich ist im TFA-Tarif sogar der vorgesehene Regelfall. Wer geleistete Stunden innerhalb der Ausgleichsfrist als Freizeit zurückgibt, spart den Zuschlag – für die Praxis finanziell attraktiv und beim Team oft beliebt, weil viele Menschen Zeit höher schätzen als Geld.

Die Auszahlung mit tariflichem Zuschlag greift, wenn ein Ausgleich nicht möglich ist. Sie ist unkompliziert, kostet aber den Zuschlag und volle Abgaben.

Das Arbeitszeitkonto beziehungsweise die Gleitzeit ist das flexibelste Instrument. Plus- und Minusstunden werden erfasst und Auftragsspitzen ohne Zusatzeinstellung oder sofortige Auszahlung abgefedert. Damit das rechtssicher funktioniert, gehören der Ausgleichszeitraum, Ober- und Untergrenzen (üblich sind 100 bis 150 Stunden) und das Verfahren bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses schriftlich geregelt – im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung. Die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes und des Mindestlohngesetzes sind dabei einzuhalten.

Der Steuer-Trick, der legal ist: SFN-Zuschläge

Ein Aspekt wird oft übersehen und lässt sich zum Vorteil aller nutzen. Der reine Überstundenlohn und der 25-Prozent-Überstundenzuschlag sind voll steuer- und abgabenpflichtig. Anders sieht es bei Zuschlägen für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit (SFN-Zuschläge) aus: Diese sind nach Paragraf 3b Einkommensteuergesetz bis zu bestimmten Grenzen steuerfrei – etwa bis 25 Prozent des Grundlohns für Nachtarbeit, bis 50 Prozent für Sonntagsarbeit und noch deutlich mehr an gesetzlichen Feiertagen.

Für die Praxis heißt das: Wer Mitarbeitende ohnehin zu diesen Zeiten einsetzt – im Notdienst also der Normalfall –, kann diese Zuschläge steuerfrei auszahlen und damit den Netto-Lohn erhöhen, ohne dass zusätzliche Kosten entstehen. Voraussetzung ist, dass die begünstigte Arbeit tatsächlich geleistet und sauber dokumentiert wird. Zu beachten sind zwei unterschiedliche Grundlohn-Obergrenzen: für die Steuerfreiheit 50 Euro pro Stunde, für die Sozialversicherungsfreiheit die niedrigere Grenze von 25 Euro.

Die Falle: „mit dem Gehalt abgegolten"

Ein Satz, der in vielen Arbeitsverträgen steht, hält vor Gericht meist nicht: „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten." Pauschale, unbestimmte Klauseln dieser Art sind wegen Verstoßes gegen das Transparenzgebot in der Regel unwirksam – die oder der Beschäftigte muss bei Vertragsschluss erkennen können, was auf sie oder ihn zukommt. Das hat das Bundesarbeitsgericht klar entschieden.

Wirksam sind Abgeltungsklauseln nur, wenn sie konkret begrenzt sind, etwa: „Bis zu 15 Überstunden pro Monat sind mit dem Gehalt abgegolten." Selbst dann gelten Grenzen: Die Höchstarbeitszeiten des Arbeitszeitgesetzes müssen gewahrt bleiben, der rechnerische Stundenlohn darf inklusive Überstunden nicht unter den Mindestlohn fallen, und bei Tarifbindung dürfen solche Klauseln die tariflichen Ansprüche nicht aushebeln.

Was in der Praxis gut funktioniert

Aus alldem lässt sich eine handhabbare Linie ableiten. Erfassen Sie die Arbeitszeit lückenlos – das ist ohnehin Pflicht und schützt beide Seiten. Regeln Sie Überstunden im Arbeitsvertrag klar, mit einem Anordnungsvorbehalt und einem Ausgleichszeitraum, und verwenden Sie statt der unwirksamen „abgegolten"-Formel gegebenenfalls eine konkret bezifferte Grenze. Priorisieren Sie bei Tarifbindung den Freizeitausgleich innerhalb der 18-Wochen-Frist und zahlen Sie sonst den Zuschlag. Nutzen Sie ein Arbeitszeitkonto als flexiblen Puffer und die steuerfreien SFN-Zuschläge, wo immer die Arbeitszeiten es hergeben. Und lassen Sie den Mitarbeitenden, wo möglich, die Wahl zwischen Freizeit und Auszahlung – gerade im angespannten TFA-Arbeitsmarkt ist diese Flexibilität ein spürbarer Bindungsfaktor.

Die beste Überstundenvergütung ist am Ende die, die transparent, rechtssicher und für das Team nachvollziehbar fair ist. Wer hier klare Regeln schafft, spart sich Konflikte – und macht aus einer lästigen Pflicht ein Instrument der Mitarbeiterbindung.

Quellen: BAG, Urteil vom 04.05.2022 (5 AZR 359/21) und BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21); EuGH C-55/18; TFA-Manteltarif- und Gehaltstarifvertrag bpt/vmf sowie bpt-Pressemitteilung zum Tarifabschluss; Paragraf 3b EStG (gesetze-im-internet.de) und Deutsche Rentenversicherung zu SFN-Zuschlägen; BAG-Urteil vom 01.09.2010 (5 AZR 517/09) zu Pauschalabgeltungsklauseln; Haufe zu Arbeitszeitkonten. Die genauen tariflichen Zuschlagssätze und Freibetragsgrenzen sind an der jeweils aktuellen Fassung zu verifizieren; im Zweifel arbeitsrechtlich prüfen lassen.