Was der Dienstplan wirklich kostet
Dienstplanung, Zeiterfassung und Abwesenheiten kosten jeden Monat Arbeitszeit, nur steht die Zahl nirgends. Dieser Rechner legt 25 wiederkehrende Aufgaben aus sieben Bereichen offen, rechnet sie auf eure Praxis oder Klinik hoch und stellt sie den Kosten für VetTime gegenüber. Alle Annahmen sind sichtbar und änderbar.
Eure Zahlen
Ein paar Angaben genügen. Wenn ihr eine nicht kennt, lasst den Vorschlagswert stehen. Er beschreibt eine durchschnittliche Tierarztpraxis.
Das Ergebnis
Ein Monat zurückgewonnene Zeit, Stunde für Stunde
Wo die Stunden liegen
Stunden pro Monat, aufgeteilt nach Bereich. Der orange Teil jedes Balkens bleibt Handarbeit. Software nimmt niemandem die Entscheidung ab, nur das Zusammensuchen davor.
Der weiche Faktor: Fluktuation
Ein unfairer oder unzuverlässiger Dienstplan ist einer der häufigsten Kündigungsgründe bei TFAs und Tierärzt:innen. Das lässt sich nicht seriös als feste Ersparnis behaupten. Deshalb steht es hier getrennt, mit sichtbaren Annahmen, und fließt nur in die Rechnung ein, wenn ihr es einschaltet.
Wie die Kette gerechnet wird
Abgänge pro Jahr × Anteil, bei dem der Dienstplan mitverantwortlich ist × Anteil davon, der durch bessere Planung vermeidbar wäre × Kosten einer Nachbesetzung. Die mittleren beiden Werte sind Schätzungen, bewusst niedrig angesetzt.
Alle 25 Aufgaben im Detail
Jede Zeile lässt sich abschalten, jede Automatisierungsquote überschreiben. Wenn eine Annahme für eure Praxis nicht stimmt, ändert sie. Die Zahlen oben rechnen sich sofort neu.
| Aktiv | Aufgabe | Mal / Jahr | h / Mal | h / Jahr | Automat. % | h gespart | € gespart / Jahr |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Summe |
Die Kennzahlen erklärt
Damit ihr die Rechnung jemandem vorlegen könnt, der sie hinterfragt, etwa der Praxisinhaberin oder der Klinikleitung, und damit ihr die Zahlen selbst nachrechnen könnt.
Fluktuationsrate
Wie viele Personen euer Team innerhalb eines Jahres verlassen, im Verhältnis zur durchschnittlichen Teamgröße. Elternzeit und befristete Aushilfen zählen üblicherweise nicht mit.
= 15 % Fluktuation
Stundensatz der Planung
Nicht der Nettolohn, sondern die Vollkosten: Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile, geteilt durch die tatsächlichen Jahresarbeitsstunden. Es geht um die Zeit der Person, die den Plan macht: meist Praxisinhaber:in, Praxismanagement oder TFA-Teamleitung.
≈ 51 € pro Stunde
Krankenstand
Der Anteil der Sollarbeitstage, der krankheitsbedingt ausfällt. Er steuert hier nur eine Position: das kurzfristige Nachbesetzen am selben Tag, die teuerste Art von Planänderung.
≈ 5 bis 6 % der Arbeitstage
Automatisierungsquote
Der Anteil einer Aufgabe, den die Software abnimmt. Nie 100 %, entscheiden muss weiterhin ein Mensch. Hoch ist sie dort, wo es ums Sammeln und Nachrechnen geht; niedrig, wo Abwägung nötig ist.
Krankheitsausfall abdecken 55 %
Zwei Arten, eine Stunde zu bewerten
Vollkosten sparen heißt: die Stunde wird nicht mehr gebraucht, die Kosten fallen weg. Konservativ, gut belegbar. Zeit am Patienten heißt: die Stunde wird umgewidmet und bringt Deckungsbeitrag. Meist die größere Zahl, aber nur so viel wert, wie tatsächlich umgewidmet wird. Die beiden lassen sich nicht addieren: dieselbe Stunde kann nicht zweimal wirken.
= 1.400 € Deckungsbeitrag
Verhältnis (ROI)
Der Wert der zurückgewonnenen Zeit geteilt durch die Kosten für VetTime im selben Zeitraum. Ein Wert von 10 heißt: für jeden eingesetzten Euro kommen zehn Euro Arbeitszeit zurück.
≈ Faktor 12
Vollzeitäquivalent (VZÄ)
Wie viel einer ganzen Stelle die Verwaltung bindet, gerechnet mit 160 Arbeitsstunden im Monat. Diese Zahl überzeugt oft mehr als der Eurobetrag, weil sie zeigt, was sonst mit der Zeit passieren könnte.
= 20 % einer Vollzeitstelle
Was hier bewusst fehlt
Drei Effekte lassen sich ohne echte Praxisdaten nicht seriös beziffern. Jeder einzelne wäre vermutlich größer als die Zahl oben. Deshalb stehen sie hier als Text und nicht in der Rechnung.
Nicht erfasste Überstunden und falsche Zuschläge
Fehler laufen in beide Richtungen: bezahlte Stunden, die nicht gearbeitet wurden, und gearbeitete Stunden, die nie bezahlt wurden. Die zweite Sorte wird zur Verbindlichkeit in der Bilanz und im Streitfall zum Risiko.
Das ist der einzige der drei Punkte, der sich später messen lässt: aus der Differenz zwischen geplanter und gestempelter Zeit in den Monaten nach der Einführung.
Verfallender Resturlaub und fehlende Rückstellungen
Urlaub, der niemandem auffällt, bis er verfällt, oder bis er zum Jahresabschluss als Rückstellung gebraucht wird und niemand die Zahl hat. Beides ist stiller Aufwand, der erst sichtbar wird, wenn es zu spät ist.
Warum die Fluktuation getrennt steht
Eine weiche Annahme in eine harte Rechnung zu mischen, macht die harte Rechnung angreifbar. Wer den Fluktuationseffekt anzweifelt, zweifelt anschließend auch die Stunden an, und die sind gut belegbar.
Deshalb steht die Fluktuation als eigener Block mit einer Break-even-Aussage statt einer Prognose: nicht „das spart euch X Euro", sondern „die Software muss alle X Jahre eine einzige Kündigung verhindern, damit sie sich allein dadurch trägt".
Wie das Modell rechnet
Jede Aufgabe hat eine Häufigkeit, einen festen Grundaufwand und einen Aufwand je Mitarbeitendem. Jahresstunden sind Häufigkeit × (Grundaufwand + Aufwand je Person × Teamgröße). Kleine Praxen tragen also den Grundaufwand, große Kliniken zusätzlich die Prüfarbeit pro Kopf.
Das Planbauen kostet zusätzlich 0,6 h je weiterem Standort oder Bereich. Das kurzfristige Nachbesetzen skaliert mit dem Krankenstand, das Einrichten von Ein- und Austritten mit der Fluktuation.
Die Vorschlagswerte beschreiben eine Praxis, die heute in Excel oder auf Papier plant und über eine Messenger-Gruppe kommuniziert. Wer bereits digital stempelt, sollte die Quoten bei der Zeiterfassung senken.
Die Vorschlagswerte sind Erfahrungswerte, keine gemessenen Daten. Sie dienen als Ausgangspunkt für eine eigene Rechnung. Jede Annahme in der Tabelle lässt sich überschreiben. Alle Preise zzgl. MwSt.