Zeiterfassung in der Tierarztpraxis – Pflicht, Chance und wie man es richtig macht

Warum Zeiterfassung Pflicht ist

Die rechtliche Grundlage bilden zwei Entscheidungen. Der Europäische Gerichtshof urteilte 2019, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Das Bundesarbeitsgericht zog 2022 nach und stellte fest, dass diese Pflicht bereits nach geltendem deutschem Recht besteht – abgeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz. Damit gilt: Alle Arbeitszeiten aller Beschäftigten müssen erfasst werden, auch in der Tierarztpraxis, und auch für Bereitschaft und Notdienst.

Ein Detail zur genauen gesetzlichen Ausgestaltung – etwa ob rein digital erfasst werden muss und welche Fristen gelten – ist noch nicht abschließend geregelt. Die grundsätzliche Erfassungspflicht steht aber fest und ist nicht verhandelbar. Wer sie ignoriert, riskiert bei Kontrollen Beanstandungen und steht im Streitfall schlechter da.

Der eigentliche Nutzen: Schutz für beide Seiten

Zeiterfassung wird oft als Kontrolle der Mitarbeitenden missverstanden. Tatsächlich schützt sie vor allem – und gerade in einer Praxis mit vielen Überstunden durch Notfälle und länger dauernde OPs.

Für die Mitarbeitenden schafft sie Transparenz darüber, wie viel tatsächlich gearbeitet wurde, und ist die Grundlage für eine korrekte Vergütung von Mehrarbeit. Für die Praxisleitung ist sie mindestens ebenso wertvoll. Denn hier greift ein Punkt, den viele nicht kennen: Verlangt eine Mitarbeiterin Bezahlung von Überstunden, muss nach dem sogenannten Stechuhr-Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2022 sie selbst darlegen und beweisen, wann sie gearbeitet hat und dass die Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet wurden. Diese Beweislast ändert sich durch die Erfassungspflicht nicht. Ein sauber geführtes System sorgt aber dafür, dass für beide Seiten dieselben, nachvollziehbaren Zahlen auf dem Tisch liegen – und beendet die meisten Diskussionen, bevor sie überhaupt entstehen.

Hinzu kommt der Arbeitsschutzaspekt, der ohnehin der Ursprung der Pflicht ist: Nur wer Arbeitszeiten erfasst, kann die Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten des Arbeitszeitgesetzes einhalten und belegen. In einem Beruf, in dem Überlastung ein reales Problem ist, ist das mehr als Formalität.

Vom Zettel zur digitalen Lösung

Theoretisch reicht auch eine Erfassung auf Papier oder in einer Excel-Tabelle. In der Praxis stoßen diese schnell an ihre Grenzen: Sie sind fehleranfällig, lassen sich nachträglich verändern, koppeln nicht mit dem Dienstplan und liefern keine automatische Warnung, wenn Ruhezeiten oder Pausen verletzt werden. Gerade im hektischen Praxisalltag geht so vieles unter oder wird ungenau nachgetragen.

Eine digitale Lösung nimmt hier viel Arbeit ab. Worauf es bei der Auswahl ankommt: eine einfache, möglichst mobile Erfassung, die im Alltag nicht stört; eine automatische Prüfung von Pausen und Höchstarbeitszeiten; die Kopplung mit der Dienstplanung, sodass Soll und Ist zusammenlaufen; und eine saubere, datenschutzkonforme Speicherung nach den Vorgaben der DSGVO. Mehrere Anbieter haben sich auf Praxen und den Gesundheitsbereich spezialisiert und bieten genau diese Funktionen. Der Umstieg lohnt sich meist schneller, als man denkt – vor allem, weil die monatliche Abrechnung von Überstunden und Zuschlägen deutlich einfacher wird.

Was in der Praxis zu regeln ist

Ein System einzuführen ist der erste Schritt, es sauber zu betreiben der zweite. Ein paar Dinge sollten klar geregelt sein. Erfasst wird die tatsächliche Arbeitszeit inklusive Beginn, Ende und Pausen – für alle Beschäftigten, auch Teilzeitkräfte und Aushilfen. Bereitschaft und Notdienst gehören dazu und sind entsprechend zu kennzeichnen. Es sollte transparent kommuniziert werden, dass die Erfassung dem Schutz und der korrekten Bezahlung dient, nicht der Überwachung – das nimmt dem Thema die Schwere und erhöht die Akzeptanz im Team. Und die Daten sollten regelmäßig, am besten monatlich, ausgewertet und mit den Betroffenen abgeglichen werden, damit Überstunden zeitnah durch Freizeit ausgeglichen oder vergütet werden.

Ein sensibler Punkt ist der Datenschutz: Arbeitszeitdaten sind personenbezogen. Zugriff sollten nur die haben, die ihn brauchen, und die Speicherdauer sollte auf das Notwendige begrenzt sein. Eine seriöse Software bildet das ab.

Fazit

Die Zeiterfassung ist gekommen, um zu bleiben – und das ist gut so. Was zunächst wie zusätzliche Bürokratie wirkt, entpuppt sich im Alltag als Entlastung: Sie erfüllt eine gesetzliche Pflicht, sie schützt die Praxis im Streitfall, sie stellt sicher, dass das Team fair für seine Mehrarbeit entlohnt wird, und sie macht die Einhaltung von Arbeits- und Ruhezeiten überhaupt erst belegbar. Wer noch mit Zettel und Excel arbeitet, sollte den Umstieg auf eine digitale Lösung nicht als Kostenposten sehen, sondern als eine der einfachsten Maßnahmen, um gleichzeitig Rechtssicherheit und ein faires Miteinander im Team zu schaffen.

Quellen: EuGH, Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18); BAG, Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) zur Erfassungspflicht sowie BAG, Urteil vom 04.05.2022 (5 AZR 359/21) zur Beweislast bei Überstunden; Arbeitszeitgesetz zu Höchstarbeits- und Ruhezeiten; ordio-Ratgeber und vetstage.de/nostradamus zur Umsetzung der Zeiterfassung in Praxen. Die konkrete gesetzliche Ausgestaltung der Zeiterfassung ist noch nicht final; die grundsätzliche Pflicht besteht bereits.