Release Notes

Der Plan fragt jetzt das Team

Anfang September habt ihr VetTime beigebracht, wann euer Betrieb läuft. Jetzt kommt die andere Seite dazu: wann die Menschen arbeiten wollen und wann eher nicht. Wünsche sind kein Abwesenheitsantrag, sondern ein Signal an die Planung, und die KI rechnet ab sofort mit ihnen.

• Wünsche je Tag: ganzer Tag, Früh, Spät oder Nacht, in drei Stufen von Lieber nicht bis Geht nicht
• Wiederholungen von täglich bis benutzerdefiniert, dazu eine Notiz für die Planung
• Wünsche des Teams im Blick, mit Filter auf Offen, Erfüllt und Nicht erfüllt
• Arbeitswünsche fürs Team auch selbst eintragen, gefiltert nach Standort, Rolle, Kompetenz und Name
• Wunschanzahl neben dem Namen im Dienstplan, erfüllte und nicht erfüllte Wünsche direkt an der Schicht
• Benannte Ausprägungen je Schichttyp mit eigenem Rollenbedarf, sichtbare Zusammenarbeit im Team
• Freizeitausgleich als Abwesenheitsart, halbe Abwesenheitstage und anteilige Urlaubstage

Schichtvorlagen: der Plan weiß, wie eure Woche läuft

Im August habt ihr VetTime beigebracht, wie euer Betrieb aufgebaut ist. Jetzt kommt dazu, wann er läuft. Ihr hinterlegt euren Wochenrhythmus einmal, und der Dienstplan weiß ab dann von selbst, welche Plätze zu füllen sind.

• Schichtvorlagen je Schichttyp: Zeitfenster, aktive Tage, Bedarf, Mindestbesetzung je Rolle und erforderliche Kompetenzen
• Rhythmus statisch oder rotierend über zwei bis sechs Wochen, mit frei wählbarer Startwoche
• Kennzahlen vor der Planung: Soll-Plätze, Soll-Stunden, geöffnete Tage und Engpässe im qualifizierten Pool
• Neuer Dienstplan mit Zeilen nach Schichten oder nach Personen, offene Vorlagen-Plätze inklusive
• Der KI-Vorschlag plant in die Vorlage hinein und besetzt nur nach Rolle, Kompetenz, Standort und Verfügbarkeit
• Schichttypen für mehrere Standorte, Passwort selbst zurücksetzen, Schnittstelle für Praxissoftware und BI-Tools

Auf dem Weg zum Dienstplan, den die KI schreibt

Unser Ziel ist ein Dienstplan, den eine künstliche Intelligenz weitgehend selbst schreibt und bei dem die Leitung nur noch bei Ausnahmen eingreift. Damit das trägt, muss VetTime verstehen, wie euer Betrieb funktioniert. Genau dorthin ging dieses Update.

• Rollen, Kompetenzen und Schichttypen frei definieren, gebündelt im neuen Bereich Team-Struktur
• Plausibilitätsprüfung im Dienstplan: Mindestbesetzung, Kompetenz-Abdeckung, Sollstunden und Überstunden
• Rollenbedarf je Schichttyp und Tag hinterlegen, der KI-Vorschlag rechnet damit
• Eigene Farben je Schichttyp und frei sortierbare Rollen
• Zeitraum wählbar: 7 oder 14 Tage, nicht mehr fest auf Montag bis Sonntag gerastert
• VetTime lässt sich jetzt dauerhaft kostenlos nutzen, in zwei Varianten für bis zu fünf Personen

Dienstplan-Feedback und Planung gegen den echten Bedarf

Ein Dienstplan ist erst dann gut, wenn er auch für das Team passt. Dieses Update holt die Rückmeldung des Teams aktiv ein und richtet den KI-Vorschlag am tatsächlichen Personalbedarf aus.

• Freigabe anfragen per Magic-Link, E-Mail oder WhatsApp, Rückmeldung ganz ohne Login
• Gesprächsverlauf und Feedback-Eingang für alle Rückmeldungen an einem Ort
• Neue Zeile Bedarf und Besetzung im Kalender, stundengenauer Vergleich von Soll und Ist
• KI füllt offene Lücken gezielt auf und legt offen, was ergänzt wurde
• KI-Hinweisfeld fasst jetzt bis zu 4.000 Zeichen
• Neue Übersicht zur Team-Auslastung je Rolle

Schichttausch, E-Mail-Benachrichtigungen und Planungs-Coach

Schichtwechsel liefen bisher über unübersichtliche Chats und landeten am Ende doch bei der Praxisleitung. VetTime überführt das in einen strukturierten Prozess und meldet sich ab jetzt auch per E-Mail.

• Schichttausch und Übernahme direkt im Dienstplan, auf Wunsch mit Freigabe durch die Leitung
• Tausch-Verlauf mit Statistiken zu Tauschvorgängen, Übernahmen und abgelehnten Anfragen
• E-Mail-Benachrichtigungen zu Monatsberichten, Abwesenheiten und Tauschvorgängen
• Planungs-Coach für alle: Scorecard, Empfehlungen und sichtbare Abweichungen zwischen Plan und Ist
• Mobile Verbesserungen bei Abwesenheiten und Monatsberichten

Einsatzplanung: das Team direkt auf Geräte planen

Neben der klassischen Schichtplanung gibt es einen zweiten Planungsmodus. Die Einsatzplanung richtet sich an Betriebe, deren Tagesablauf sich an Arbeitsplätzen und Geräten orientiert statt an Schichten.

• Wochenraster mit allen Geräten und Mitarbeitenden, Konflikte im eigenen Panel
• Entwurf erstellen und erst dann fürs Team freigeben
• Meine Einsatzplanung: persönliche Wochenübersicht für Mitarbeitende
• Rufbereitschaft direkt im Einsatzplanungsraster
• KI-Vorschlag für die Wochenplanung, abgestimmt auf Vertragstage, Abwesenheiten und Zielauslastung
• Konfliktprüfung zwischen Abwesenheitsanträgen und geplanten Schichten
• Abwesenheiten nachträglich korrigieren, mit Begründung und Nachvollziehbarkeit

Geräteplanung: der Planungsmodus für gerätebasierte Praxen

Nicht überall wird nach Schichten geplant. Viele Praxen teilen Mitarbeitende fest einem Gerät zu und erwarten, dass sie gemäß Vertrag erscheinen. MedTime unterstützt jetzt genau diesen Modus.

• Zwei Planungsmodi zur Auswahl: klassische Schichten oder feste Gerätezuordnung
• Wochenkalender über alle Standorte und Geräte, mit Anteil und Vertretung
• Konflikterkennung bei Überbelegung, Abwesenheit, fehlendem Vertragstag oder fehlender Qualifikation
• KI-Vorschlag für den kompletten Wochenplan, nichts wird ohne Bestätigung veröffentlicht
• Druck als Geräteplan oder Mitarbeiterübersicht

Diese Ausgabe erschien unter der Marke MedTime.

Verträge verwalten und mehrere Standorte in einem System

Schluss mit Excel-Tabellen und Papierordnern. VetTime speichert Arbeitsverträge vollständig und bringt Praxen mit mehreren Standorten unter ein Dach.

• Vertragsübersicht je Mitarbeitenden mit Zeitstrahl, Status und Versionshistorie
• Rückwirkende Änderungen werden erkannt und ausdrücklich bestätigt
• Vertragsdaten als CSV exportierbar für Steuerberater und Lohnabrechnung
• Standort-Switcher und Standortfilter in Team, Dienstplan, Abwesenheiten und Auswertungen
• Zuschläge werden dem Standort des Zeiteintrags zugeordnet
• Dienstplan-Druck auf fester A4-Vorlage, unabhängig vom Browserfenster

Rufbereitschaft: planen, erfassen und automatisch vergüten

Bereitschaftsdienste liefen bis dahin in Excel-Tabellen und auf Papierlisten. Mit diesem Release ist die Rufbereitschaft vollständig in VetTime integriert, von der Planung über die Einsatzerfassung bis zur Vergütung.

• Eigene Bereitschaftstypen anlegen, etwa Rufbereitschaft, Notdienst oder Bereitschaft zu Hause, jeweils mit eigener Farbe
• Vergütungsregeln je Typ: Pauschale, Stundenbetrag oder Prozent vom Stundensatz, dazu Mindestdauer, Rundung und Zuschläge für Nacht, Sonntag und Feiertag
• Regelversionen: neue Konditionen gelten ab einem Stichtag, alte Einsätze behalten die damals gültigen Regeln
• Bereitschaft direkt im Dienstplan zuweisen, klar erkennbar an gestricheltem Rahmen und Telefon-Symbol
• Einsätze erfassen aus Zeiterfassung, Monatsbericht oder Dienstplan heraus, mit automatischem Zeiteintrag
• Neue Karte im Monatsbericht mit Standby-Stunden, Einsatzstunden, Vergütung und Zuschlägen